Mail Archiving Expert電子郵件歸檔管理

電子郵件歸檔與法規遵從

 

系統架構

遵循法規及組織策略,與儲存設備高度相容的Email歸檔調閱機制,能有效保存黃金郵件內容,精簡Email儲存空間,提升企業營運生產力!

 匯聚最多企事業單位的郵件安全管理實作經驗

 提供郵件轉置服務,解決調閱歷史郵件之苦

 階層化組織及分權管理架構,符合層級管理及審核要求

 快速建立稽查調閱范本,提升審核管理效率

 彈性化郵件歸檔策略,落實Email信息生命周期管理

 完整保存內部信及SMTP郵件,符合策略及法規要求

•  搭配強大的郵件審核機制,有效防止機密通過郵件夾件外泄

 搭載新一代高速搜尋引擎,迅速精準調閱郵件

 

運行架構:

Mail Archiving Expert采用Standalone架構,不需更改現有網絡及郵件流架構,可迅速完成系統部署,與現有Email相關設備及后端儲存設備的整合相容性極佳,極適合各型企事業單位使用。通過Mail Archiving Expert采用的Email Copy機制,進行完整的郵件備份,支援Microsoft Exchange、 IBM Lotus Notes…等電子郵件服務器內部郵件記錄,通過中央管理界面來迅速完成郵件歸檔策略設置、檢索及調閱等相關管理服務。

公司治理、遵循法規的基石-電子郵件歸檔

為降低風險,各國紛紛制定數據保護的相關法規,強烈規范企事業單位必須提供保存營運數據以及降低營運風險相關措施。電子郵件是企業對企業、或企業對客戶最重要的溝通管道,使用普及度高,所以也被企事業單位列為最重要的數據保護目標。隨著電子郵件使用量快速倍增,若未將Email數據進行分類、歸檔以及落實信息生命週期管理(Mail Lifecycle Management) ,而一昧將所有Email進行備份,對企事業單位而言,將會浪費儲存資源并影響后續的調閱效率,輕則浪費成本,重則違反法規而傷害聲譽。 通過守內安信息科技Mail Archiving Expert電子郵件歸檔專家,能完善保存郵件資產,進行郵件內容分類歸檔,符合企業整體或個別的相關管理策略,并能依據合法流程進行郵件檢索及調閱等工作,維持儲存歸檔的高穩定性及最佳化運作效能,以落實最佳化的Email資產管理,有助于降低Email的儲存成本外,更可強化對電子郵件資產價值保存,提升企業營運競爭力!

為降低風險,各國紛紛制定數據保護的相關法規,強烈規范企事業單位必須提供保存營運數據以及降低營運風險相關措施。電子郵件是企業對企業、或企業對客戶最重要的溝通工具,使用普及度高,所以也被企事業單位列為最重要的數據保護目標。通過Mail Archiving Expert能將郵件內容進行分類,依據企業規范制定整體或個別的管理策略以進行歸檔作業,并能依據合法流程進行郵件檢索及調閱等工作。

企業先制定郵件備份策略,先以年限一年、二年、三年、五年、永久作為基礎,運用MAE的「郵件生命周期」服務,可將郵件內容進行備份期限的分類,并搭配整體或個別的管理策略,進行歸檔、郵件檢索及調閱等工作。MAE「郵件生命周期」能符合策略將分類儲存的郵件進行自動搬移及后續處理,例如會自動推移郵件的儲存年限,并將該郵件從MAE自動搬移至遠端儲存設備,避免硬盤空間不足影響相關運作,還能減少系統負載及分散電子郵件的保存風險。

MAE「郵件生命周期」運用全自動的郵件自動搬移技術,不需浪費管理人員的時間來處理各類郵件備份的后續作業,MAE會依郵件歸檔備份策略,時限一到就自動執行后續的處理(如依年限增加而動態搬移數據、搬到指定備份設備、刪除超過保存期限的數據..等),能大幅減輕信息管理人員的工作負擔。

歷史郵件轉置服務 去重復性、整合效率佳

許多中大企業在部署郵件歸檔前的歷史郵件存量極大,不但儲存數據重復性高,且散存在為數眾多的磁帶中,如何去重復性并完成巨量歷史郵件轉置就成為郵件歸檔工程的第一個難關。Mail Archiving Expert協助企業解決此困擾,提供跨平臺歷史郵件轉置服務,無論Exchange、Notes等系統的專屬郵件格式都能完整轉置到郵件歸檔系統及后端儲存設備中,能符合儲存數據可用性及完整性的法規要求。為確保儲存數據的可用性,Mail Archiving Expert針對去重復性內容檢查、防數據篡改、儲存失誤/成功..等推出自動檢查機制,并搭配管理自動通知設置,讓管理人員能更安心地掌握系統運作狀況。

 

 

支援內部信郵件備份架構不同管理角色

根據企事業單位的建置需求,Mail Archiving Expert采取Stand alone架構,不需更改現有網絡及郵件流架構,可迅速完成系統實施,與現有Email相關設備及后端儲存設備的整合相容性佳,極適合各型企事業單位使用。針對Email流量大的企業集團,可搭配Multi-way架構做到分流或備援等顧問式服務。通過Mail Archiving Expert采用的Email Copy機制,進行完整的郵件備份,支援Microsoft Exchange、 IBM Lotus Notes…等電子郵件服務器內部郵件記錄,通過中央管理界面來迅速完成郵件歸檔策略設置、檢索及調閱等相關管理服務。 

 

遵循法規 落實Email ILM的最佳利器

為降低風險,各國紛紛制定數據保護的相關法規,強烈規范企事業單位必須提供保存營運數據以及降低營運風險相關措施。電子郵件是企業對企業或企業對客戶最重要的溝通管道,使用普及度高,所以也被企事業單位列為最重要的數據保護目標。通過Mail Archiving Expert將郵件內容進行分類,依據企業規范制定整體或個別的管理策略以進行歸檔作業,并能依據合法流程進行郵件檢索及調閱等工作。 

 

落實備份策略管理 有效運用儲存資源

通過Mail Archiving Expert電子郵件歸檔專家,可將郵件內容進行分類歸檔,亦可由管理者自訂備份策略,并配合整體或群組的備份策略,以進行郵件分類分級的歸檔設置。Mail Archiving Expert能與Storage儲存設備高度整合(如HDS、IBM、HP、DELL、NET APP…等)。Mail Archiving Expert能符合各部門對郵件數據的差異化認知,制定合適的備份管理策略,可有效運用儲存資源的使用空間,降低企事業單位的儲存成本。 

 
 

多元化Email儲存資源管理 有效分散風險

Mail Archiving Expert提供本機(Local)及遠端(Remote)備份方式,能有效分散單機或集中式儲存的風險。通過中央管理界面,提供外接儲存設備(Storage)設置,搭配彈性化歸檔策略進行相關歸檔設置,并能清晰了解各端點的儲存資源狀態。因應臨時或緊急備份的需要,Mail Archiving Expert還提供彈性化(Flexible)歸檔策略調整設置,以滿足企事業單位對于信息備份管理的異動需求。 

 

符合組織規范 迅速檢索并回復郵件

Mail Archiving Expert能配合群組及個人權限設置,依據合法流程進行線上(On-line)、近線(Near-line)及離線(Off-line)郵件檢索、調閱以及還原作業。若發生郵件數據毀損或須搜尋舉證用的特定郵件,可通過指定查詢、分類查詢、MyMail個人化服務或搭配全文檢索查詢..等多種方式,迅速調閱出該郵件并進行還原寄送,還原后的郵件亦可直接導入Outlook或Outlook Express等個人郵件收發工具中。  

 

搭載新一代高速搜尋引擎 迅速精準調閱郵件

Mail Archiving Expert搭載新一代高速搜尋引擎,能針對所有郵件快速建立索引,管理人員或審核人員可即時檢索所需郵件。另外,通過Mail Archiving Expert的歸檔管理機制,即使已經備份到遠端的索引檔以及郵件,只要通過掛載功能,便可輕松進行郵件檢索,猶如在本機上操作一樣,完全不用執行復雜的還原程序(Restore),大幅降低調閱歷史郵件所花費的冗長時間,有效降低管理人員的工作負擔。

 

符合電子發現模型的電子舉證

對于當今數據密集型企業,每日備份是必不可少的工作,而歸檔企業信息資產以長期保存仍被視為是“必要”的選擇。歸檔旨在存儲所有數據,而不只是某一時間點存儲在服務器上的數據。通常,歸檔以支持快速、輕松搜索和訪問(如需要)內容的格式存儲在磁盤上。借助歸檔,可以在內容的整個生命周期保證其可訪問性和可讀性,這就是這一流程與 eDiscovery 密切關聯的原因所在。

識別 是決定電子郵件數據的范圍、寬度和深度的過程;
比如財務數據的識別,就涉及的范圍包括了財務部門,以及和財務部門有相關往來的人員的郵件數據,也就是這一郵件數據識別的寬度,而深度就需要依照人員的屬性來設置其郵件的保留的時間長度,如出納的郵件保留5年,而會計的郵件就需要保留7年甚至更長時間;
 
保留和收集數據是接下來的一步
 
 

電子發現的預備清單:

 

在電子發現過程中,MAE具備的能力:

 

購物車

登入

登入成功
浙江快乐彩票12选5开奖结果